Qu'est-ce que l'ERRD d'un EHPAD ?
L'état réalisé des recettes et des dépenses (ERRD) est le pendant rétrospectif de l'EPRD de l'EHPAD. Là où l'EPRD présente les prévisions de l'exercice en cours, l'ERRD rend compte de l'exécution réelle de l'exercice clos : charges et produits constatés, résultat, affectation de ce résultat, effectifs rémunérés, activité réalisée.
Comme l'EPRD, l'ERRD en EHPAD s'établit sur des cadres normalisés CNSA, identiques pour tous les gestionnaires. La généralisation des EPRD et ERRD complets a accru le volume d'informations économiques et financières à transmettre, avec un objectif affiché : renforcer la transparence sur l'utilisation des fonds publics. Les établissements ont dû adapter leurs systèmes d'information comptable en conséquence.
Ces documents sont souvent perçus comme des obligations administratives complexes et chronophages. Ils sont pourtant, comme nous le soulignons dans notre article EPRD et ERRD des EHPAD : des leviers pour le pilotage, un moment privilégié pour analyser et piloter la stratégie de l'établissement.
Quand déposer l'ERRD et sous quelle forme ?
L'ERRD d'un exercice doit être transmis au plus tard le 30 avril de l'année suivante. Par exemple, l'ERRD 2024 devait être déposé avant le 30 avril 2025. Il précède donc de deux mois l'échéance de l'EPRD, fixée au 30 juin.
Chaque année, la CNSA publie des consignes de remplissage qui détaillent les évolutions des cadres. Notre synthèse des consignes EPRD 2025 et ERRD 2024 en donne un exemple. Les contraintes techniques restent proches de celles de l'EPRD :
- utilisation d'Excel requise ;
- fichiers au format .xls ;
- taille maximale fixée par les consignes (pour l'ERRD 2024 : 15 Mo par fichier, 20 Mo pour l'ERRD complet et le TER) ;
- un nombre maximal de budgets par cadre ERRD complet (80 pour l'ERRD 2024).
En pratique, l'ERRD suppose des comptes clôturés, une comptabilité analytique fiabilisée et des données de paie consolidées. Le calendrier est serré : l'anticipation dès la clôture de l'exercice fait la différence.
Que contient l'ERRD ?
Le résultat de l'exercice et son affectation
L'ERRD présente le résultat de chaque section et la proposition d'affectation des résultats : mise en réserve, report à nouveau, financement de mesures d'exploitation ou d'investissement. Les règles de prise en compte des réserves et des reports à nouveau font l'objet de précisions dans les instructions budgétaires, comme l'annonçait l'instruction budgétaire 2025.
Pour les EHPAD privés relevant de l'article L.342-1 du CASF, le tableau d'affectation des résultats a été adapté : il permet désormais d'enregistrer des affectations croisées de résultats entre établissements d'un même CPOM, pour plus de souplesse de gestion. La stratégie d'affectation se discute d'ailleurs utilement dans le cadre du CPOM.
Les effectifs et les rémunérations réalisés
Le TER, pendant réalisé des tableaux prévisionnels des effectifs (TPER) de l'EPRD, retrace les effectifs et la masse salariale de l'exercice. Il faut y analyser les nombreuses composantes de la masse salariale, ETP rémunérés et ETP travaillés, mesures salariales dont le Ségur, pour restituer des données fiables. Les cadres intègrent des auto-contrôles renforcés sur les ETP et les rémunérations.
L'annexe activité réalisée
L'annexe activité retrace les places et les journées réalisées. Une ligne distincte permet désormais d'identifier le nombre de places et les journées d'activité des résidents bénéficiaires de l'aide sociale à l'hébergement.
Les documents complémentaires des EHPAD privés commerciaux
Les EHPAD privés commerciaux ou non habilités (ou minoritairement habilités) à l'aide sociale transmettent des pièces supplémentaires, notamment l'attestation du commissaire aux comptes relative à la comptabilité analytique, des tableaux de suivi des réserves et des états détaillés des flux financiers. Dans le bilan comptable, l'ancien tableau de suivi des réserves a été remplacé par un nouvel état, conformément à l'arrêté du 29 décembre 2023.
Comment préparer l'ERRD de votre EHPAD, étape par étape ?
L'ERRD se construit à partir des comptes de l'exercice clos. La démarche type comprend six étapes :
- Clôturer et justifier les comptes. Les charges et produits doivent être définitifs et rattachés au bon exercice.
- Contrôler les affectations analytiques. Chaque charge et chaque produit doit relever de la bonne section tarifaire ; c'est un point d'attention constant des autorités.
- Consolider les données de ressources humaines. Rapprochez la paie, les ETP rémunérés et les ETP travaillés pour renseigner le TER sans incohérence.
- Arrêter l'activité réalisée. Journées, places et données relatives aux bénéficiaires de l'aide sociale doivent concorder avec l'annexe activité.
- Déterminer le résultat et proposer son affectation, en tenant compte des règles applicables à votre statut et, le cas échéant, de votre CPOM.
- Analyser les écarts et rédiger le rapport, puis déposer le dossier avant le 30 avril et préparer les réponses aux éventuelles observations.
Chaque étape s'appuie sur des données fiables : la qualité des systèmes d'information comptables et de paie conditionne directement celle de l'ERRD.
Pourquoi l'annexe activité est-elle capitale pour vos ressources ?
L'annexe activité est un document court, mais ses effets sont considérables. Pour l'ARS et le conseil départemental, l'annexe activité prévisionnelle permet de :
- déterminer le montant de vos produits dépendance ;
- calculer votre tarif hébergement aide sociale ;
- établir si l'EHPAD est concerné par le dispositif de modulation tarifaire liée à l'activité.
Elle se transmet au 31 octobre de l'année N au titre de l'exercice N+1, sur la plateforme dédiée de la CNSA. Quelques recommandations issues de notre pratique :
- anticiper la création du dossier de dépôt sur la plateforme ;
- utiliser le dernier cadre à jour, faute de quoi le dépôt peut être bloqué ;
- veiller à l'exhaustivité et à la fiabilité des données, y compris celles relatives à l'aide sociale.
Tout est détaillé dans l'annexe activité des EHPAD : capitale pour vos ressources.
La modulation du forfait global soins en fonction de l'activité réalisée rend cet enjeu très concret. L'instruction budgétaire nationale 2026 demande de n'y procéder qu'en cas de taux d'occupation inférieur à 90 %, et lorsque ce taux ne s'explique pas par la situation générale des EHPAD. Pour comprendre ces mécanismes, voir notre page sur la tarification des EHPAD.
ERRD EHPAD : que regardent les autorités de tarification ?
Avec près de 50 % du budget des EHPAD financé par des fonds publics, les autorités utilisent l'ERRD pour contrôler la bonne utilisation des financements, identifier les établissements en difficulté et orienter les politiques publiques. Leur lecture s'organise autour de quatre dimensions.
| Axe d'analyse | Ce que les autorités y lisent | Ce que vous pouvez en tirer |
|---|---|---|
| Santé financière et stratégie | Résultat, équilibre, capacité à financer les investissements | Un diagnostic de soutenabilité et des priorités d'action |
| Comptabilité analytique | Respect des affectations réglementaires par section | La compréhension de vos coûts et de vos marges de manœuvre |
| Ressources humaines | ETP rémunérés et travaillés, composantes de la masse salariale | Un pilotage fin des effectifs et de la masse salariale |
| Activité | Taux d'occupation et son évolution | L'anticipation des effets d'une baisse d'activité sur les financements |
Concrètement, certains signaux attirent immédiatement l'attention : un résultat déficitaire qui se répète, une masse salariale qui progresse plus vite que les produits, un taux d'occupation en baisse, des affectations analytiques qui varient d'un exercice à l'autre sans explication. Mieux vaut les avoir identifiés et expliqués vous-même, avec les mesures engagées, que de les découvrir au détour d'une observation.
Les données de l'ERRD se retrouvent aussi dans d'autres démarches, comme l'axe « budget et finances » du tableau de bord de la performance ou le diagnostic préalable à un CPOM : leur cohérence d'un support à l'autre compte.
Les données des ERRD sont de plus en plus exploitées à l'échelle nationale, par exemple via le portail data autonomie de la CNSA. Des données fiables et cohérentes sont donc aussi un enjeu d'image et de crédibilité pour votre établissement.
Quelles nouveautés pour les derniers ERRD ?
Les campagnes ERRD 2025 et EPRD 2026 s'inscrivent dans la continuité, avec quelques évolutions notables :
- le forfait global unique : dans les départements expérimentateurs de la fusion des sections soins et dépendance, les charges et produits liés aux soins et à la prévention de la perte d'autonomie sont présentés dans une section spécifique (voir la fusion soins-dépendance en points clés) ;
- la distinction des tarifs hébergement entre ceux pris en charge par l'aide sociale et ceux réglés directement par les résidents ;
- le partage des données des EHPAD privés avec leurs fédérations, sur la base d'un consentement facultatif ;
- des ajustements du plan comptable pour les EHPAD privés.
Comment transformer l'ERRD en outil de pilotage ?
Un ERRD bien exploité ne s'arrête pas au dépôt. Il ouvre trois chantiers utiles :
- Analyser les écarts entre prévu et réalisé. Chaque écart significatif avec l'EPRD mérite une explication : hypothèse d'activité trop optimiste, mesure salariale sous-estimée, dépense imprévue. Ces explications nourrissent directement la construction du budget de l'EHPAD et de l'EPRD suivant.
- Poser un diagnostic partagé. L'élaboration de l'ERRD mobilise la direction, les équipes comptables et financières et le conseil d'administration. C'est l'occasion de construire une vision commune des enjeux économiques de l'établissement.
- Préparer le dialogue de gestion. Un ERRD fiable, accompagné d'une analyse claire, est le meilleur appui pour discuter de vos besoins avec l'ARS et le conseil départemental, qu'il s'agisse de crédits, de tarifs ou d'un plan pluriannuel d'investissement.
Et après le dépôt ?
Une fois l'ERRD déposé, les autorités de tarification l'analysent et peuvent formuler des observations ou demander des compléments. Répondre rapidement, de façon argumentée et chiffrée, est essentiel : ces échanges construisent la crédibilité de l'établissement et préparent la campagne suivante. Conservez une trace des hypothèses retenues, des justifications apportées et des engagements pris, afin de les retrouver au moment de l'EPRD ou d'une négociation de CPOM.
Gestionnaires et autorités publiques partagent une responsabilité commune : garantir la fiabilité des données et la pérennité des établissements. Maîtriser l'ERRD, c'est transformer une contrainte réglementaire en levier. Pour monter en compétence en interne, découvrez nos formations dédiées aux finances des EHPAD, conçues par Pauline Lebret-Simonneaux, fondatrice du cabinet.
